(Formación) Competencias del Secretario Judicial decano

De: Carlos Jaime Gómez Pozueta
Secretario del Juzgado Decano de Barakaldo, Vizcaya
Fecha: Enero 2014
Origen: Noticias Jurídicas

ÍNDICE:

I. ASPECTOS GENERALES

II. COMPETENCIAS PROPIAS

III. OTRAS COMPETENCIAS



I. ASPECTOS GENERALES
Vaya por adelantado que el término legal y correcto es el de Secretario del Decanato de los Juzgados (en la vertiente de oficina propia del Decanato) o bien el de Secretario del Juzgado Decano( desde la perspectiva de que es el Secretario del juzgado cuyo titular es el Decano), el término “Secretario Decano “ es una abreviación usual en la práctica comúnmente aceptada del título oficial que resulta en exceso prolongado.

Es ésta una figura bastante desconocida, en parte por estar a la sombra del Decano de los juzgados, esto es, el juez Decano, tan es así que muchos Secretarios judiciales accederán al puesto sin conocer de antemano mucho de la significación del mismo y ello en gran medida por la propia forma de acceso. Porque lo primero que llama la atención del puesto es el modo en que la ley determina la designación o acceso al mismo, pues de conformidad con el artículo 87.2 del Acuerdo de 26 de julio de 2000 del pleno del Consejo General del Poder Judicial por el que se aprueba el Reglamento 1/2000 de los órganos de Gobierno de los Tribunales (en adelante, Reglamento 1/2000) será Secretario del Decanato el que lo sea del Juzgado cuyo Juez titular sea a su vez el Decano .

Asambleas de Secretarios Coordinadores y otras instancias de secretarios judiciales han manifestado en alguna ocasión la conveniencia de que dicho sistema de elección del Secretario del Decanato se reforme de tal manera que no sea el Juez quien “arrastre” consigo al Secretario de su juzgado hacía el Decanato, si no que ambos cargos se designen de modo separado e independiente y por los cauces que corresponda a cada una de las carreras. Bien es cierto que tal posibilidad ya existe legalmente , pues el propio artículo 87.2 del referido Reglamento 1/2000 comienza diciendo: “Ejercerá las funciones de Secretario del Decanato, cuando éste sea considerado como oficina judicial independiente o separada del juzgado cuyo titular sea el Juez Decano , el Secretario que corresponda conforme a la plantilla aprobada por el Ministerio de Justicia.”

En cuanto a la retribución del cargo ,resulta otro aspecto curioso pues hoy por hoy el cargo de Secretario del Decanato , cuando dicho decanato no está liberado de funciones judiciales, viene retribuido únicamente por un pequeño complemento específico de Secretario del juzgado Decano que se suma a la nómina mensual ordinaria que el Secretario judicial recibe por el desempeño de su función en la secretaría del juzgado de la que es titular, esto hace que tradicionalmente el volumen de responsabilidad que conlleva hacerse cargo de la Secretaría del Decanato de los juzgados( responsabilidad sobre gran número de funcionarios dependientes de ese Decanato, cuestiones de reparto de asuntos, materia electoral…) escasamente se vea compensada por la retribución que lleva aparejada.

II. COMPETENCIAS PROPIAS
Entrando ya propiamente en las competencias del llamado Secretario Decano, lo primero que debe de tenerse en cuenta es las enormes diferencias que en el volumen y calado de esas competencias existe entre partidos judiciales, según el número de juzgados, la existencia o no de Servicios Comunes Procesales, de que tipo sean tales Servicios Comunes ,y otras muchas consideraciones, por ello me centro en el análisis de aquel núcleo de competencias que todos los Secretarios de Decanato comparten, pues les corresponden a ellos como tales funciones en todo caso sin posibilidad de recaer en otras figuras como los Secretarios Directores de Servicios Comunes Procesales, funciones éstas del núcleo competencial que son el objeto de este artículo sin perjuicio de comentar con posterioridad y manera más ligera otras consideraciones sobre aquellas competencias que no forman parte de ese núcleo esencial.

Así, una de estas funciones que ningún otro secretario puede desempeñar si no que es a mi juicio exclusiva del Secretario Decano es la prevista en el artículo 87.1 del Reglamento 1/2000:

“El Juez Decano podrá delegar en el Secretario Judicial aquellas funciones que no se refieran directamente al ejercicio de jurisdicción o le estén encomendadas de modo privativo, sin perjuicio de las competencias que le corresponda al Secretario de acuerdo con su Reglamento Orgánico”

Por lo tanto , la eventual delegación de funciones propias del Juez Decano cuando éste considere oportuno efectuarla no podrá ser en otro Secretario que no sea el Secretario del Decanato , en apoyo de tal pretensión hago notar que el precepto arriba transcrito no dice “en un Secretario” sino que claramente dice “en el Secretario” lo que situado en el mismo lugar de la norma que se dedica a determina a quien corresponde ejercer la Secretaría del Decanato no deja lugar a dudas de que solo puede efectuarse en el Secretario Decano y ello aun cuando afecten tales funciones a la esfera de los Servicios Comunes Procesales dirigidos por los correspondientes Secretarios judiciales Directores ya que no existe la previsión reglamentaria o legal de delegación de funciones del Decano en otro Secretario que no sea el del Decanato.

En otros aspectos menores , corresponde igualmente al Secretario del Decanato asistir al Juez Decano en las tomas de posesión y ceses que deban de efectuarse en el Decanato, igualmente según el artículo 84 del Reglamento 1/2000 atribuye dicho precepto a los Decanos la función de “oirán las quejas que les hagan los interesados en causas o pleitos, adoptando las prevenciones necesarias” en dicha materia parece lógico que sean asistidos en la expedición de los correspondientes oficios y notificaciones y demás por el Secretario del Decanato y no por los Secretarios de los eventuales Servicios Comunes con atención al público y ello porque se trata de una función propia del Decano y como tal debe de ser asistido por el Secretario del Decanato.

El artículo 86 letra i) del Reglamento 1/2000 atribuye al Juez Decano la función de “velar por la debida aplicación de los fondos que, por conceptos de material y conservación se asignen al Decanato”.

Vuelve a insistir en esta materia de cuentas el artículo 91 letra e) del Reglamento 1/2000 cuando, en sede de organización y estructura del Decanato, prevé la posibilidad de creación de una oficina para “Administración General de fondos y partidas asignadas al Decanato y al juzgado de Guardia, así como de las cuentas de consignaciones y depósitos judiciales que sean titularidad del Decanato”.

En relación con tal atribución cabe señalar que en algunos partidos judiciales los Secretarios del Decanato no sólo administran la cuenta de depósitos y consignaciones de su propio juzgado , sino que también tienen asignada la administración de la cuenta del Decanato como cuenta de consignaciones específica de dicho órgano, e incluso pueden tener atribuida una llamada cuenta pozo que tenía como utilidad la de recibir en ella los ingresos más dispares y que por lo general no solían tener un origen o un destino conocidos y por ello eran ingresados en esa llamada cuenta pozo hasta que se aclarase su situación o se produjesen los plazos de prescripción aplicables; la administración de tales cuentas de depósitos y consignaciones solía dar muchos problemas pues incluso para su transferencia a la cuenta “9999” de fondos provisionalmente abandonados era necesario saber quién era el beneficiario, en caso de que no deviniesen titularidad definitiva del estado las sumas, de la cantidad que se pretendía transferir así como la fecha en que fue puesta a disposición de dicho beneficiario datos que casi siempre eran ignorados, razón por la que estaban precisamente en la cuenta pozo, no pudiendo por tanto transferir reglamentariamente las sumas a la cuenta de fondos provisionalmente abandonados. Además en materia de rendimientos económicos variables por productividad la titularidad e varias cuentas de esta naturaleza venía perjudicando al Secretario del Decanato pues eran cuentas que por su propia naturaleza no solían registrar muchos movimientos contables.

Una materia muy relevante en esta cuestión de las competencias del Secretario del Decanato es la participación de éste en la Administración electoral , así el artículo 11.3 de la Ley Orgánica 5/1985 de 19 de junio del Régimen Electoral General dispone: “El Secretario de la junta Electoral de Zona es el Secretario del juzgado de primera Instancia correspondiente y , si hubiera varios, el del Juzgado Decano.”

En su artículo 12.2 el mismo texto legal establece: ”Los Secretarios de las Juntas Electorales participan con voz y sin voto en sus deliberaciones, custodian en las oficinas donde desempeñan sus cargos las documentación de toda clase correspondiente a las juntas.”

O por ejemplo, el artículo 14.4 de la misma Ley orgánica 5/1985 de 19 de junio dispone “la convocatoria de las sesiones constitutivas de estas juntas se hace por sus Secretarios.”

En el ejercicio de su función como Secretario de la junta Electoral el Secretario del Decanato desarrolla innumerables funciones además de las descritas y sin ánimo de abarcarlas todas, se pueden indicar el de determinar al personal colaborador de la junta Electoral y dirigirlo y coordinarlo, comunicar a los Boletines Oficiales la presentación de candidaturas, proclamación de electos y demás comunicaciones, documentar las actas de las juntas electorales… y un largo etcétera.

III. OTRAS COMPETENCIAS
Junto con el núcleo competencial al que nos hemos referido existen otras que venían desempeñándose por los Secretarios del Decanato por tratarse de servicios centralizados o comunes a todos los juzgados del correspondiente partido judicial, pero que tras la implantación de la nueva oficina se han venido atribuyendo a los Servicios Comunes Procesales, son generalmente funciones que el artículo 91 del Reglamento 1/2000 en sus diferentes letras atribuye a los Jueces Decanos como posibles oficinas incluidas en su Decanato:

“a. Registro general y reparto de asuntos y demandas.

b. Registro general para la presentación de Escritos y documentos dirigidos a órganos jurisdiccionales y registro de salida de documentos.

c. Información al público….

d. Oficina de tramitación de asuntos gubernativos.

f. Oficina centralizada de télex judicial, telefax y reprografía.

g. Cualquier otra que resulte necesaria o conveniente para el mejor servicio.”

Éstas y otras funciones similares que en materia de jueces siguen depositadas en el juez Decano, en materia de Secretarios Judiciales tienden cada vez más a atribuirse no al Secretario del Decanato si no a los respectivos Secretarios Directores de los Servicios Comunes procesales Generales, así, a título de ejemplo, la consulta 491/12 establece para el caso de Baracaldo (Vizcaya) que el Servicio Común General que tiene competencias exclusivas en virtud de acuerdo previo en materia de:

“1. Atención e información al público.

2. Salas de vistas.

3. Registro y Reparto

4. Mensajería interna.

5. Archivos y depósitos de piezas de convicción

6. Gubernativos.”

Concluye, coincidiendo con varias consultas precedentes, que “los Secretarios del Juzgado Decano que no son directores del servicio, no tienen ninguna competencia sobre el mismo, limitando sus funciones al apoyo a las propias del Juez Decano”.

Entre estas funciones no “esencialmente propias” que vienen trasladándose a los Servicios Comunes Procesales, ocupaba un lugar destacado las relativas al reparto de asuntos, y ello porque las impugnaciones que los distintos órganos judiciales efectuaban del reparto de los asuntos que les eran turnados venían siendo resueltas por los Secretarios Decanos de muchos partidos judiciales mediante un Acuerdo Gubernativo que confirmaba o revocaba el reparto efectuado y frente al cual cabía en su caso recurso gubernativo ante el Juez Decano. Esto se hacía así en base al artículo 454.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, que dispone dentro de las funciones de los Secretarios judiciales :

“Garantizarán que el reparto de asuntos se realiza de conformidad con las normas que a tal efecto aprueben las Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y serán responsables del buen funcionamiento del registro de recepción de documentos...”

Lo que aplicado al Juzgado Decano como tal Decanato llevaba a la solución arriba mencionada y que suponía no poco volumen de resoluciones de los Secretarios del Decanato.

Llama la atención en un primer momento que el Secretario del Decanato no sea a su vez Secretario de la Junta de jueces y que no sea quien expide testimonios de sus acuerdos, pero en un análisis más profundo resulta lógico pues para la junta de jueces como órgano netamente judicial en su composición y funciones la ley ha optado por no incluir en la misma a ningún Secretario Judicial, y así es claro en tal materia el artículo 170.5 de la Ley Orgánica 6/1985 de 1 de julio del Poder Judicial que zanja la cuestión estableciendo en su tenor literal lo siguiente:

“La Junta elegirá como Secretario a uno de sus miembros, que será encargado de redactar las actas de los acuerdos de las juntas, asi como de conservarlos y de expedir las certificaciones de las mismas”.
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